Digitalizáció előtti vállalati diagnózis

Miért nem a technológiával érdemes kezdeni?

Mert ugyanaz a tünet több különböző okból is kialakulhat.

Ha például túl hosszú a rendelés feldolgozási ideje, annak oka lehet:

• kézi adatrögzítés;
• hiányos információ;
• párhuzamos nyilvántartás;
• tisztázatlan felelősség;
• fölösleges jóváhagyási pont;
• rosszul kialakított folyamat;
• kapacitáshiány;
• rendszerkorlát;
• vagy ezek kombinációja.

Ha az okot nem ismerjük, a technológiai beruházás könnyen csak a tünetre reagál.

Egy új alkalmazás gyorsabbá teheti az adatbevitelt, miközben az üzleti folyamat továbbra is ugyanott várakozik.

Egy automatizáció megszüntethet egy manuális lépést, miközben a hibás adat ugyanúgy végighalad a folyamaton.

Egy új ERP pedig átveheti a régi rendszer szerepét úgy, hogy közben a működési probléma változatlan marad.

A digitalizáció önmagában nem működésfejlesztés.

Akkor válik azzá, ha egy megértett üzleti problémára ad mérhetően jobb megoldást.

Mit jelent a digitalizáció előtti vállalati diagnózis?

A vállalati diagnózis a jelenlegi működés strukturált feltárása.

Nem kizárólag azt vizsgálja, milyen szoftvereket használ a vállalat.

Azt is meg kell érteni:

• hogyan haladnak végig a folyamatok;
• hogyan áramlik az információ;
• hol születnek döntések;
• hogyan oszlanak meg a felelősségek;
• hol történik manuális munka;
• milyen rendszeren kívüli megoldások alakultak ki;
• hol keletkezik késés, hiba vagy újramunka;
• és mely problémák gyökéroka található a technológián kívül.

A diagnózis célja nem egy minél hosszabb problémalista.

A cél az, hogy elkülöníthetővé váljanak a tünetek, az okok és a lehetséges beavatkozások.

1. Először határozza meg az üzleti eredményt

A „digitalizálni szeretnénk” nem üzleti cél.

A „hatékonyabb működés” sem elég pontos.

Érdemes meghatározni, mi változzon érzékelhetően vagy mérhetően.

Például:

• csökkenjen a rendelésfeldolgozás ideje;
• kevesebb legyen a készleteltérés;
• csökkenjen az ismételt adatrögzítés;
• gyorsabb legyen az ajánlatadás;
• csökkenjen a manuális hibák száma;
• javuljon a rendelési státusz láthatósága;
• rövidüljön a vezetői döntéshez szükséges információ előállítása;
• csökkenjen az egyedi munkatársaktól való működési függőség.

A technológiai döntést később ehhez az eredményhez lehet viszonyítani.

Nem azt kell elsőként megkérdezni, hogy mit tud az új rendszer, hanem azt, hogy milyen üzleti eredményt kell előidéznie.

2. Tárja fel a jelenlegi működést

A következő lépés annak megértése, hogyan történik ténylegesen a munka.

Nem csak azt kell vizsgálni, hogyan írja le a folyamatot a szabályzat vagy a vállalati rendszer.

A valós működés gyakran eltér ettől.

Érdemes összevetni:

• a dokumentált folyamatot;
• a munkatársak által elmondott működést;
• a tényleges munkavégzést;
• a rendszerekben található adatokat és eseményeket;
• valamint a rendszeren kívüli munkát.

Különösen fontosak azok a pontok, ahol a dolgozók saját megoldásokat hoztak létre.

Ilyen lehet:

• Excel-tábla;
• manuális lista;
• saját nyilvántartás;
• e-mailes egyeztetés;
• jegyzet;
• párhuzamos adatbázis;
• rendszerből exportált és kézzel feldolgozott adat;
• vagy egy munkatárs fejében létező szabály.

Ezek sokszor azt jelzik, hogy a hivatalos rendszer és a tényleges üzleti működés között rés alakult ki.

3. Vizsgálja meg az információáramlást

A digitalizáció egyik leggyakoribb problémája nem maga a folyamat, hanem az információ.

Érdemes minden kritikus adatnál megvizsgálni:

• hol keletkezik;
• ki rögzíti;
• milyen rendszerben található;
• ki használja;
• ki módosíthatja;
• mikor frissül;
• hogyan jut el a következő szereplőhöz;
• és melyik forrás tekinthető hitelesnek.

Ha ugyanarra a kérdésre három különböző táblázat három különböző választ ad, akkor a probléma nem feltétlenül az, hogy nincs elég szoftver.

Lehet, hogy már túl sok egymástól független információforrás létezik.

A digitalizáció egyik alapfeltétele annak tisztázása, melyik adat mit jelent, honnan származik és melyik változata tekinthető érvényesnek.

4. Azonosítsa a várakozást, újramunkát és kerülőutakat

A tényleges működés vizsgálatakor különösen értékesek azok a pontok, ahol a munka megáll vagy ismétlődik.

Ilyen lehet:

• vezetői jóváhagyásra várakozás;
• hiányzó információ bekérése;
• ugyanazon adat többszöri rögzítése;
• hibás adat javítása;
• rendszerből történő exportálás, majd Excelben való feldolgozás;
• egyik rendszerből a másikba történő kézi átmásolás;
• telefonos vagy e-mailes visszaellenőrzés;
• rendszerkorlátozás miatt kialakított kerülőút.

Ezek között lehetnek digitalizációval megszüntethető problémák.

De nem mindegyik az.

Ezért a következő lépés az okok szétválasztása.

5. Válassza szét a tünetet és a gyökérokot

Ugyanaz a működési probléma többféle eredetű lehet.

A Kyntrax diagnosztikai gondolkodásában ezért érdemes külön vizsgálni legalább az alábbi területeket:

Folyamat

A munkafolyamat kialakítása okozza a problémát?

Információ és adat

Hiányos, késői, pontatlan vagy egymásnak ellentmondó információ okozza?

Felelősség

Nem egyértelmű, hogy ki dönt, ki hajt végre és ki vállal felelősséget?

Szabály

Hiányzik vagy nem egyértelmű az üzleti döntési szabály?

Kapacitás

A folyamat alapvetően megfelelő, de nincs elegendő kapacitás a végrehajtásához?

Technológia

A jelenlegi rendszer valóban nem képes támogatni a szükséges működést?

Integráció

A szükséges rendszerek megfelelőek, de nem adják át egymásnak megfelelően az információt?

Ezek különböző problémák.

Ezért különböző megoldást is igényelnek.

Miért fontos ez?

Mert a diagnózis után az is kiderülhet, hogy a vállalatnak:

nem új rendszerre van szüksége.

A megfelelő beavatkozás lehet például:

• folyamat egyszerűsítése;
• felelősség tisztázása;
• döntési szabály módosítása;
• adatstruktúra rendezése;
• meglévő rendszer megfelelő beállítása;
• két rendszer integrálása;
• részfolyamat automatizálása;
• új alkalmazás;
• ERP-fejlesztés;
• ERP-csere;
• vagy később AI-alapú támogatás.

A technológiai semlegesség itt fontos.

A diagnózis feladata nem egy előre kiválasztott megoldás igazolása.

A feladata annak meghatározása, milyen beavatkozás indokolt a tényleges működés alapján.

Milyen bizonyítékokra érdemes támaszkodni?

A működési diagnózis nem csak interjúkból áll.

Az interjú megmutatja, hogyan értelmezik a résztvevők a folyamatot.

A működés nyomai pedig megmutathatják, mi történik ténylegesen.

A bizonyítékok célja nem a munkatársak ellenőrzése.

A cél annak megértése, hogyan viselkedik a működési rendszer a valóságban.

Szemléltető példa

Tegyük fel, hogy egy vállalatnál minden értékesítési rendelés vezetői jóváhagyásra vár.

A probléma látszólag egyszerű:

lassú a jóváhagyás.

Erre könnyű technológiai megoldást találni.

Például digitális jóváhagyási űrlapot vagy automatikus értesítést.

De előbb érdemes megvizsgálni:

• Miért szükséges minden rendelés jóváhagyása?
• Ugyanazok a szabályok vonatkoznak minden rendelésre?
• Milyen kockázatot ellenőriz a vezető?
• Automatikusan eldönthető-e a rendelések egy része?
• Megfelelő információ áll-e rendelkezésre a döntéshez?
• Mi történik a jóváhagyásra váró idő alatt?

Előfordulhat, hogy az új rendszer gyorsabbá teszi a jóváhagyási kérelem elküldését, miközben a valódi szűk keresztmetszet változatlan marad.

A gyorsabban továbbított várakozás még mindig várakozás.

Hogyan dönthető el, mit érdemes digitalizálni?

Nem minden manuális folyamat rossz.

És nem minden automatizálható folyamatot érdemes automatizálni.

Egy beavatkozás akkor lehet indokolt, ha világosan meghatározható:

• milyen problémát old meg;
• mi a probléma gyökéroka;
• milyen üzleti eredményt várunk;
• hogyan mérhető az eredmény;
• milyen más folyamatokra hat;
• milyen új kockázatokat hoz létre;
• milyen adatot igényel;
• és mekkora változtatással jár.

A prioritást ezért nem kizárólag a technikai megvalósíthatóság alapján érdemes meghatározni.

Figyelembe kell venni az üzleti hatást, kockázatot, függőségeket és végrehajthatóságot is.

Mikor tekinthető használhatónak a digitalizáció előtti diagnózis?

Amikor a vállalat már nem általános problémákról beszél.

Nem azt mondja:

„túl sok a manuális munka”

hanem meg tudja mutatni:

• hol történik;
• miért történik;
• mi váltja ki;
• kit érint;
• milyen következménye van;
• milyen információ kapcsolódik hozzá;
• és milyen eredmény lenne jobb.

Ugyanez igaz a fejlesztési célokra is.

Nem azt mondja:

„hatékonyabb működést szeretnénk”

hanem meghatározhatóvá válik:

• mi a jelenlegi állapot;
• mi a kívánt állapot;
• mekkora a kettő közötti rés;
• mely problémák a legfontosabbak;
• és hogyan ellenőrizhető később a változás.

Lehet ERP nélkül is digitalizálni?

Igen.

A digitalizáció nem egyenlő az ERP-bevezetéssel.

Egy vállalat működését javíthatja például:

• folyamatmódosítás;
• meglévő rendszer jobb használata;
• rendszerintegráció;
• automatizálás;
• adatkezelés rendezése;
• új digitális szolgáltatás;
• célzott alkalmazás;
• ERP-fejlesztés;
• ERP-csere;
• vagy AI-alapú támogatás.

Az ERP egy lehetséges eszköz.

Nem maga a digitalizáció.

Mikor érdemes AI-ban gondolkodni?

Az AI sem kivétel a működésre épülő megközelítés alól.

Mielőtt egy vállalat AI-asszisztenst, AI-agentet vagy automatizált döntéstámogatást vezet be, ugyanúgy meg kell érteni:

• milyen folyamatban fog működni;
• milyen adatokból dolgozik;
• mely információ tekinthető hitelesnek;
• milyen döntést vagy feladatot támogat;
• hol marad emberi felelősség;
• milyen eredményt várunk;
• és hogyan ellenőrizhető a működése.

Az AI nem teszi fölöslegessé a működési diagnózist. Inkább még fontosabbá teszi.

Ha a vállalat működési logikája, adatai vagy felelősségei tisztázatlanok, az AI ezeket a problémákat is örökölheti, felgyorsíthatja és csak gyorsabban égeti el a rendelkezésre álló tőkét.

A Kyntrax megközelítése

A Kyntrax a digitalizációt nem technológiai beszerzésként kezeli.

A kiindulópont a vállalat tényleges működése.

A Kyntrax Mirror feltárja:

• a folyamatokat;
• az információáramlást;
• a szerepeket és felelősségeket;
• a döntési pontokat;
• a kivételeket;
• a rendszeren kívüli működést;
• valamint a kritikus működési vakfoltokat.

A Kyntrax Compass ezekre építve segít meghatározni a kívánt irányt, a prioritásokat és a következő indokolt lépéseket.

Ezután lehet megalapozottan dönteni arról, hogy a változáshoz folyamatfejlesztésre, integrációra, automatizálásra, ERP-re, AI-ra vagy ezek kombinációjára van szükség.

Nem abból indulunk ki, milyen technológiát lehet bevezetni.

Abból indulunk ki, milyen működést érdemes létrehozni.